行政办公用品采购与使用规范模板一、适用范围本规范适用于公司各部门办公所需物品的采购、验收、领用、保管及报废全流程管理，涵盖文具、办公设备、耗材（如纸张、墨盒）、劳保用品等类别。旨在规范采购行为、控制成本、提高物品使用效率，保证行政资源合理配置。二、总则（一）目的规范行政办公用品管理流程，保障各部门工作需求，杜绝浪费与违规行为，提升资源利用效率。（二）原则按需采购：根据实际工作需求申请，避免过量采购导致积压。预算控制：采购需纳入年度行政预算，超预算采购需另行审批。合规透明：采购流程公开透明，优先选择合格供应商，保证价格合理、质量达标。责任到人：明确各部门负责人、采购专员、保管员的责任分工。三、采购管理流程（一）需求提出与审批需求发起各部门根据工作需要，由部门指定专人（如行政专员*）填写《行政办公用品采购申请表》（详见配套表单），注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途及需求日期。特殊物品（如专业设备、高价值耗材）需附详细用途说明及技术参数要求。逐级审批部门负责人审核：确认需求合理性及必要性，签字批准后提交至行政部。行政部复核：核查采购物品是否符合预算、是否为重复采购，必要时与需求部门沟通调整数量或规格。财务部审批：确认预算额度，大额采购（单笔超5000元）需报总经理*最终审批。审批通过后，行政部方可启动采购流程；未通过则退回需求部门并说明原因。（二）供应商选择与下单供应商筛选行政部建立合格供应商名录，优先选择合作稳定、价格合理、质量可靠的供应商（如长期合作的办公用品经销商、品牌官方渠道）。新供应商需提供营业执照、经营许可证、相关资质证明，经行政部与财务部联合评审后方可入库。比价与议价日常物品（如文具、纸张）需向不少于2家供应商询价，填写《比价记录表》，选择性价比最优的供应商。大额采购或特殊物品可通过招标方式确定供应商，保证价格公允。下单与合同采购专员*根据审批通过的采购申请及比价结果，向供应商下达采购订单，明确物品信息、交付时间、付款方式、质量标准及违约责任。单笔采购金额超1万元需签订正式采购合同，合同文本需经法务审核（如有）、总经理签字盖章后生效。（三）验收入库到货核对物品送达后，由行政部保管员与采购专员共同验收，核对采购订单号、物品名称、规格型号、数量、外观质量等是否与订单一致，检查包装是否完好。技术类设备（如打印机、投影仪）需通电测试，确认功能正常后方可签收。质量检验对耗材类物品（如墨盒、硒鼓）进行抽样测试，保证打印/书写效果符合要求；对易碎品（如玻璃制品）检查是否有破损。验收不合格物品，需在24小时内联系供应商退换货，并记录退换原因及处理结果。入库登记验收合格后，保管员*填写《行政办公用品入库单》（详见配套表单），注明入库时间、物品信息、数量、供应商、采购单号等信息，并录入库存管理系统，更新库存台账。四、使用与库存管理（一）领用登记领用流程部门人员领用物品时，需填写《行政办公用品领用登记表》（详见配套表单），注明领用日期、物品名称、规格、数量、领用人、用途等信息，经部门负责人签字确认后，交至行政部保管员*。保管员*核对领用信息与库存情况，按“先进先出”原则发放物品，领用人签字确认后领取。领用限制常规物品（如笔记本、签字笔）按需领用，避免囤积；高价值物品（如办公设备、专用工具）需注明使用人及保管责任，严禁私自转借或带离公司。部门如需批量领用（如会议用品），需提前3个工作日提交领用申请，以便行政部备货。（二）使用规范责任管理领用人对物品负有保管责任，使用时需爱护物品，避免人为损坏或丢失。办公设备（如电脑、打印机）需按照操作手册使用，严禁违规拆解或改装；耗材类物品需按需取用，杜绝浪费（如单面废纸需回收再利用）。禁止行为严禁将行政办公用品用于私人用途或对外赠送、变卖。严禁私自将公司物品带离办公区域（如需外带，须经部门负责人及行政部审批，并限期归还）。（三）库存盘点与报废定期盘点保管员*每月末对库存物品进行盘点，填写《库存盘点表》（详见配套表单），核对实物数量与台账数据，保证账实相符。盘点发觉盘盈、盘亏或积压物品，需及时分析原因，形成书面报告报行政部及财务部处理。报废处理对损坏无法修复、过期失效或淘汰的物品，由保管员填写《行政办公用品报废申请表》（详见配套表单），注明物品名称、数量、报废原因、残值预估等信息，经行政部鉴定、财务部审核、总经理审批后，方可报废。报废物品由行政部统一处理（如回收、销毁），严禁私自丢弃或变卖，保证资产安全。五、管理规范与注意事项（一）责任追究因个人原因导致物品损坏或丢失，需照价赔偿（自然损耗除外）；故意违规使用、私占物品的，将按公司规定予以处罚。采购过程中出现吃回扣、收受好处等违规行为，一经查实，立即解除劳动合同并追究法律责任。（二）节约与环保倡导节约使用办公用品，推行无纸化办公，减少纸张消耗；鼓励使用可循环用品（如可替换笔芯、充电电池）。废旧分类（如废纸、塑料、电子垃圾）需按要求投放至指定回收点，促进资源回收利用。（三）应急采购因突发工作急需（如临时会议、紧急维修）无法走正常采购流程的，需求部门可电话申请行政部负责人*同意后先行采购，但需在2个工作日内补办审批手续。（四）监督检查行政部每季度对各部门办公用品使用情况进行抽查，重点检查领用登记、使用规范及库存管理情况，结果纳入部门绩效考核。财务部定期对采购流程、预算执行情况进行审计，保证合规性。六、配套表单模板表单1：行政办公用品采购申请表申请部门申请人申请日期物品名称规格型号单位用途说明部门负责人签字行政部复核表单2：行政办公用品入库单入库日期采购单号供应商名称物品名称规格型号单位验收结果保管员签字采购员签字表单3：行政办公用品领用登记表领用日期领用部门领用人物品名称规格型号单位数量用