在每刻的3000余家大中型企业客户中,益海嘉里金龙鱼对每刻来说意义非凡。自2020年1月每刻“益报销”项目启动到今天,已实现益海嘉里200余家公司报销系统的全面上线。完成了210个刚性需求和105个用户体验升级服务,产品迭代58次,替代了原自主开发的个人报销系统功能,这些字眼的背后蕴藏着每刻“专业、进取、可信赖”的企业价值观,也见证了每刻与益海嘉里金龙鱼的共同成长与相互成就。

一、粮油帝国益海嘉里金龙鱼不只有粮油更有先进的财务共享中心

益海嘉里金龙鱼粮油食品股份有限公司(以下简称“益海嘉里”)是我国重要的农产品和食品加工龙头企业,旗下拥有“金龙鱼”“欧丽薇兰”“胡姬花”等全国知名品牌。截至2021年底,益海嘉里拥有员工超3万人,在全国拥有70多个已投产生产基地,100多家生产型企业,2021年营业收入达2000多亿元,如何保障这样一家拥有3万人,70个生产基地和100多家生产企业的粮油帝国的财务报销高效运行,是考验集团专业财务总监刘红建的一个问题。

据益海嘉里金龙鱼财务总监刘总介绍,益海嘉里无锡财务共享中心成立于2013年,主要服务集团300家企业,对各类业务进行专业化的处理。整个共享中心下设9个部门(5个业务部门和4个职能部门),共有近200名人员。

通过这几年间统一的系统流程以及自动化、智能化等手段的推进,目前益海嘉里财务共享中心实现了,从订单到采购应付、销售应收、费用报账、支付结算、总账报表等全业务链的共享。也正是因为这样的提前布局,即使遇到因疫情隔离人员无法返回办公的突发状况,也能很快恢复正常业务的稳定。

二、每刻“益报销”如何解决益海嘉里每年30余万单费用审核低效的难题?

在益海嘉里这样一个共享中心每年需要处理的个人报销业务30余万单。显然,纯靠人工处理并不现实,因此,在费用报销业务处理上,益海嘉里一直围绕“业务快速填单,共享中心智能审核”这两个目标持续提升。

“2019年,我们在寻找对于目前来说是比较简单的一个技术,想看看平铺的单据能不能通过拍照的方式将需要的报销字段自动切割识别出来,在这个寻找的过程中我们结识了每刻,深聊后觉得双方的财务理念非常契合,在经过各方面的考虑以及一些功能测试和验证,敲定了与每刻进行合作。”益海嘉里刘总说到。

于是,每刻报销与益海嘉里合作的成果“每刻益报销”诞生。据益海嘉里介绍,在费用业务方面,目前益海嘉里服务了集团223家企业,参与费用审核的实际作业人员40人左右,相较每刻益报销上线前,业务端人员填单效率提升了50%,共享中心审核效率提升了30%。

三、从十几分钟到几分钟,每刻“益报销”如何实现业务端提效50%?

对于益海嘉里业务端员工来讲,报销最核心问题就是填单所需时间太长。不同于OCR技术广泛使用的当下,早期报销单中各种字段都需要人工填写,照着发票一笔笔填,差旅补贴需要自己计算填列,对于需要经常报销、发票一大把的业务人员来说,不可谓不麻烦。再加上没有移动报销的功能,填报麻烦、审批慢、报销周期长是必然会导致的结果。

如何减少员工手动填写报销的工作量?每刻益报销给出了自己的答案。

在员工报销填单时,电子发票可以通过微信、支付宝、邮箱、短信等多种方式导入,信息自动填充报销单,发票自动查重验真;如果是纸质发票,员工在报销时可以一次拍摄多张发票,每刻益报销的发票OCR识别可以将信息自动填充报销单内并对发票查重验真,做好价税分离的同时,还可以对特殊字段进行识别,自动区分哪些费用公司是不予报销的。

而员工经常发生的差旅费报销更加省事,每刻益报销采用了“免票报销”月结方式,通过生态平台与商旅平台对接,员工可以直接在报销平台内预订机酒,员工不必垫钱,只需益海嘉里与商旅平台进行月结对账,公对公打款即可完成。

(报销全流程图)

四、财务共享中心审核提效30%:自动化解决审核中的多、杂、烦

在对费用进行审核时,由于人工审核要点过多,审核难度也特别大,这也成为了益海嘉里共享中心最头痛的问题。

发票是否合规、费用的发生是否真实,有没有超标准报销,是否超预算等问题,都是共享中心需要对每一笔费用进行人工判断、审核的。这对集团公司众多、遍布全国各地,有着十分细致又复杂的费用标准的益海嘉里来说,费用的审核确实是个艰巨的任务。

上线每刻益报销后,先将繁复的传统签收流程搬到了线上,签收发票时,系统能够进行自动化的比对检验,通过报销单中的发票数据与发票影像系统中影像的比对,如果无误,自动进入财务审核环节。

(智能签收流程图)

到了财务人员审核环节,每刻“益报销”通过10多项规则的检验,智能完成了原先需要人工把控的票据的合规性、业务的真实性以及费用管控政策检验的大量工作,将这部分被侵占的工作时间释放了出来。

在智能审核中,费用管控政策的校验也离不开多维度费控体系的搭建。

益海嘉里这样的企业体量也意味着复杂的费控规则,比如出差地区的不同对应不同的标准;不同分公司的不同餐补标准,不同的员工住宿补贴标准;不同打车场景、不同时段对应不同的打车标准等,因此每刻益报销也配置了多场景多维度的费控方案来实现费控政策的智能校验。

(多维费控配置界面)

同时,每刻“益报销”拥有每刻独家的「财务月结对账闭环方案」,解决差旅免票报销模式下财务端产生的对账问题。

五、外接与内嵌:真正实现费控系统与财务共享平台的全面对接

真正的财务共享能够打通生态数据链来实现数据的互联互通。每刻“益报销”通过和益海嘉里EPM的对接,实现部分流程的外嵌,在EPM中完成复杂的审批流程,同时在流程中嵌入每刻的页面,可以在自身系统中调取每刻页面进行操作,查看签收比对情况、发票信息等。

财务人员只需在EPM系统中点击单据号,即可进入每刻嵌套页面(如下图),实现共享审核,完成后续操作。真正实现了费控系统全面对接财务共享平台。

真正实现费控系统与财务共享平台的全面对接,每刻益报销实现了。

同时,每刻益报销也在不断迭代和优化,自动化程度不断提高,直至益海嘉里的费控业务实现100%智能化。而实现这一目标的关键,刘总认为:“是打通数据的链接,如何利用信息技术把数据链打通,这是我们需要思考,最终要去做的事情。”

这不仅仅是益海嘉里需要思考的问题,在如今群智的时代,每刻完全可以突破传统定制化软件“上线即巅峰”的尴尬现实,借助新一代财务共享云平台 “云架构、产品化、平台化”的特性,将先进的财务管理理念产品化,不断迭代升级,让每一个企业、每一个阶段都能适用。

同时每刻也需要许许多多像益海嘉里这样的企业的创新、输出与融合,不断良性循环,从而让更多的企业财务能够释放财务创造力,去推动中国数字云财务的发展变革,每刻科技CMO李春联说道。

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